การเขียนรายงาน

การเขียนรายงาน

การเขียนรายงาน คือ การเขียนรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลในหน่วยงาน ซึ่งรายงานแต่ละประเภทนั้น ก็จะมีวิธีการเขียนที่แตกต่างกันออกไป รายงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงาน และการที่จะเสนอการเขียนรายงานนั้นให้ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถผลิตออกมาได้อย่างรวดเร็วนั้น ควรที่จะมีการวางแผนกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของแต่ละรายงานไว้ด้วย

1. ความหมายและความสำคัญของรายงาน รายงาน คือ การเสนอรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลของหน่วยงาน เป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานทั้งในหน่วยงานราชการและธุรกิจเอกชน เพราะรายงานจะบรรจุข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานทราบนโยบาย เป้าหมาย ผลการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงาน ซึ่งการทำรายงานมีจุดมุ่งหมายคือ

1.1 เพื่อฝึกฝนให้นักศึกษามีนิสัยรักการเขียน

1.2 เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษามีความรู้ ความคิดริเริ่ม รู้จักแสดงความคิดอย่างมีเหตุผล

1.3 เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษาได้มีโอกาสศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม

1.4 เพื่อฝึกให้มีความรู้ความสามารถในการวิเคราะห์เรื่องราวต่าง ๆ อย่างถูกต้อง

1.5 เพื่อส่งเสริมและฝึกทักษะทางภาษา

1.6 เพื่อปูพื้นฐานการศึกษาค้นคว้าและการเขียนรายงานสำหรับการศึกษาในขั้นสูงขึ้น

2. ประเภทของรายงาน

2.1 รายงานธรรมดา หรือรายงานทั่วไป เป็นรายงานข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นของบุคคลเกี่ยวกับเหตุการณ์ความเคลื่อนไหวของบุคคลสำคัญ หรือสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่ง

2.2 รายงานทางวิชาการ เป็นรายงานที่ได้จากการศึกษาค้นคว้าวิจัย และมีลักษณะเป็นวิทยาศาสตร์ 2.2.1 ภาคนิพนธ์หรือรายงานประจำภาค เป็นรายงานที่เรียบเรียงและรวบรวมจากการศึกษาค้นคว้าเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะ

2.2.2 วิทยานิพนธ์ เป็นรายงานที่เรียบเรียงจากการศึกษาค้นคว้าวิจัยข้อเท็จจริงอย่างละเอียดลึกซึ้งรอบคอบตามลำดับขั้นตอนของการวิจัย

ส่วนประกอบของการเขียนรายงาน

- หน้าปก อาจเป็นกระดาษแข็งสีต่าง ๆ

- หน้าชื่อเรื่อง ควรเขียนด้วยตัวบรรจงชัดเจนถูกต้อง เว้นระยะริมกระดาษด้านซ้ายและขวามือให้เท่ากัน

- คำนำ ให้เขียนถึงมูลเหตุจูงใจที่เขียนเรื่องนั้นขึ้น แล้วจึงบอกความมุ่งหมายและขอบเขตของเนื้อเรื่องในย่อหน้าที่สอง ส่วนย่อหน้าสุดท้ายให้กล่าวคำขอบคุณผู้ที่มีส่วนช่วยเหลือในการจัดทำการค้นคว้านั้นจนเป็นผลสำเร็จ

- สารบัญ หมายถึง บัญชีบอกบท

- สารบัญตาราง ให้เปลี่ยนคำว่า "บทที่" มาเป็น "ตารางที่"

- สารบัญภาพประกอบ เพื่อเสริมคำอธิบายเนื้อเรื่องให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์มากขึ้น

- ส่วนที่เป็นเนื้อเรื่อง ต้องลำดับความสำคัญของโครงเรื่องที่วางไว้ ถ้าเป็นรายงานขนาดยาวควรแบ่งเป็นบท

- อัญประกาศ เป็นส่วนประกอบเนื้อเรื่องให้มีน้ำหนักน่าเชื่อถือ โดยนำข้อความที่ตัดมาจากคำพูดหรือข้อเขียนของคนอื่นมาเขียนไว้ในรายงานของตน

- เชิงอรรถ คือ ข้อความที่ลงไว้ตรงท้ายสุดของหน้า เพื่อบอกที่มาของข้อความที่ยกมาหรืออธิบายคำ

- ตารางภาพประกอบ ให้แสดงไว้ในส่วนของเนื้อเรื่องด้วย

- บรรณานุกรม คือ รายชื่อหนังสือ สิ่งพิมพ์และวัสดุอ้างอิงทุกประเภทที่ผู้ทำรายงานใช้ประกอบการเรียนและการค้นคว้า

- ภาคผนวก คือ ข้อความที่นำมาเพิ่มเติมในตอนท้ายของรายงาน เพื่อช่วยส่งเสริมให้ผู้อ่านเข้าใจยิ่งขึ้น - ดรรชนี คือ หัวข้อย่อย หรือบัญชีคำที่นำมาจากเนื้อเรื่องในหนังสือ โดยจัดเรียงลำดับตั้งแต่ตัว ก-ฮ และบอกเลขหน้าที่คำนั้นปรากฎอยู่ในเรื่อง ดรรชนีจะช่วยผู้อ่านในกรณีที่ต้องการค้นหาคำหรือหัวข้อย่อย ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

3. การเขียนรายงาน

1. ควรเขียนให้สั้นเอาแต่ข้อความที่จำเป็น

2. ใจความสำคัญควรครบถ้วนเสมอว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร

3. ควรเขียนแยกเรื่องราวออกเป็นประเด็น ๆ

4. เนื้อความที่เขียนต้องลำดับไม่สับสน

5. ข้อมูล ตัวเลข หรือสถิติต่าง ๆ ควรได้มากจากการพบเห็นจริง

6. ถ้าต้องการจะแสดงความคิดเห็นประกอบ ควรแยกความคิดออกจากตัวข่าวหรือเรื่องราวที่เสนอไปนั้น 7. การเขียนบันทึกรายงาน ถ้าเป็นของทางราชการ ควรเป็นรูปแบบที่ใช้แน่นอน

8. เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว ต้องทบทวนและตั้งคำถามในใจว่า ควรจะเพิ่มเติมหรือตัดทอนส่วนใดทิ้ง หรือตอนใดเขียนแล้วยังไม่ชัดเจน ก็ควรจะแก้ไขเสียให้เรียบร้อย